Visualizar el Flujo de Trabajo

Por Víctor Reyna Vargas
May 16, 2022

La visualización del flujo de trabajo es fundamental para el éxito de un equipo y es el aspecto más importante del método Kanban. Podría decirse que la razón más fuerte por la que tiene un impacto instantáneo en un equipo es la transparencia que permite. Con todos los elementos de trabajo visibles en un tablero compartido, todos saben qué hay que hacer, quién está involucrado en qué tarea y, potencialmente, según la naturaleza del tablero, cuándo se espera que se realicen elementos específicos.

El gerente de proyecto experimenta el mismo beneficio, desde su perspectiva: ven en qué se gastan los recursos, qué tipo de trabajo ocupa la mayor parte del tiempo de un equipo y, lo que es más importante, pueden detectar los cuellos e botella del proceso y abordarlos.

También hay otra razón por la que familiarizarse con Kanban comienza con la visualización de procesos: necesitas comprender bien cómo está trabajando ahora, descubrir la razones por las que las cosas se hacen de esta manera específica, para luego poder tomar decisiones informadas sobre cómo mejorar.

¿Cómo visualizar tu flujo de trabajo?

Un flujo de trabajo es la secuencia de pasos característicos por los que pasan las tareas o los productos desde el comienzo del trabajo hasta el final. Desde una perspectiva más abstracta, un flujo de trabajo es también el acto de elementos de trabajo reales que fluyen a través de esta secuencia.

Los humanos procesan la información visual mucho mejor que cualquier otra forma de comunicación. En Kanban, la visualización del flujo de trabajo significa mapear pasos distintivos de trabajo en columnas de un tablero Kanban y rastrear elementos de trabajo a medida que se mueven a través de ellos. Puedes visualizar tu proceso en unos simples pasos. Es posible que te sorprenda de que incluso el simple hecho de nombrar todas las etapas de tu proceso pueda revelar datos sobre tu flujo de trabajo que desconocías.

Paso 1: Identificar el flujo de valor

El mapeo del flujo de valor es el proceso de nombrar los pasos de valor agregado que realiza un equipo o una persona para iniciar y completar un trabajo. No importa el proceso, siempre habrá una lista de actividades que convierten un artículo, documento o pieza de matera prima en un producto, al realizar acciones que aumentan el valor del material.

El flujo de valor brinda claridad y crea un instructivo de alto nivel, lo que facilita saber en qué acciones debes concentrarte y cuáles debes minimizar, ya que no tienen significado para el cliente final y, por lo tanto, no aumentan tus ingresos, por lo que deben verse como un desperdicio.

Ejemplo

Consideremos el flujo de valor de construir una silla. Un carpintero primero compraría un trozo de madera. Lo mediría y contaría, luego le daría forma, lo pegaría y lo ensamblaría, para finalmente pintarlo y venderlo. Estos pasos tomarían una pieza de manera de $5 y aumentaría su valor a una silla de $50.

Paso 2: Identificar el alcance del trabajo

Una vez que conozcas tu flujo de valor, debes decidir sobre qué parte de él tiene control, en qué deseas enfocarte y visualizar en un tablero Kanban. Si el flujo de valor es tu mapa, ahora necesitas encontrar y marcar en él el camino por el que viajas más. Una buena opción serían las partes altamente repetitivas de tu flujo de valor, que involucran a grupos específicos de empleados. Cuando más reducido y uniforme sea el grupo de personas involucradas en el ámbito de trabajo considerado, más sencilla será la gestión del trabajo. Trata de no incluir ningún paso del proceso sobre el que este equipo específico no tenga voz ni impacto, ya que eso solo creará incertidumbre, confusión y demora.

Ejemplo

Un flujo de valor para una empresa de desarrollo de software puede comenzar con las negociaciones del contrato, seguir con la codificación y terminar con la documentación y entrega del proyecto. Los desarrolladores no necesitan conocer el estado del trabajo en el paso de negociación del contrato. Además, el traspaso del proyecto es un evento de uno por proyecto, mientras que durante la codificación tienen lugar muchos ciclos repetitivos de implementación y prueba de características. Dado eso, puedes decidir centrarte solo en la parte de codificación y dividirla en una secuencia de pasos ‘Funcionalidad solicitada’ > ‘En codificación’ > ‘En prueba’ > ‘Terminado’, por la que debe atravesar cada funcionalidad solicitada.

Paso 3: Mapear las etapas del flujo de trabajo a columnas en un tablero

Una vez que identifiques el flujo de valor y su alcance, es hora de hacer que las cosas sean visuales. Consíguete una pizarra: puede ser una pizarra blanca estándar, una pizarra Kanban de estilo electrónico o simplemente colócala en una pared de tu oficina. Luego divídela en columnas: una columna para cada etapa del flujo de trabajo, de izquierda a derecha. Muestra el nombre de cada etapa en la parte superior de las columnas. Si tienes equipos o proyectos separados, que ejecutan el mismo proceso, rompe el tablero horizontalmente para introducir carriles. Deberías terminar con algo que se vea así:

Ejemplo

Este es tu primero tablero Kanban: asegúrate de mostrarlo en un lugar donde todos los involucrados puedan acceder a él fácilmente. Un pasillo en la oficina o una plataforma en línea son las opciones habituales. Estás casi listo para comenzar a colocar elementos de trabajo, en forma de tarjetas Kanban, en tu tablero.

Paso 4: Definir los tipos de trabajo y lo que significa “hecho” para ellos

Una vez que el diseño de tu tablero Kanban esté listo, debes definir los tipos o clases de elementos de trabajo que fluirán a través de él.

¿Son estos productos físicos, tareas genéricas o una mezcla de ambos? ¿Cuáles son los requisitos previos para cada categoría? ¿Los elementos de trabajo deben aprobarse previamente o seguir estándares establecidos? Además, para las etapas del proceso donde ocurre una entrega de trabajo, y la etapa final en particular, define qué condiciones debe cumplir cada tipo de trabajo antes de que se pueda considerar realizado.

Una vez que los hayas identificado, asigna un color a cada tipo de trabajo para que sus diferencias sean visuales y asegúrate de informar al equipo qué significa cada color y cuáles son tus definiciones de trabajo terminado.

Ejemplo

En la mayoría de los casos, los equipos de desarrollo de software se ocuparán de dos tipos de trabajo: “Solicitudes de clientes” e “Informes de problemas”. Las solicitudes de los clientes se mostrarán en tarjetas amarillas o solo deben provenir directamente del cliente. Las tarjetas rojas representarán informes de problemas y pueden provenir del cliente o del equipo interno. Para ambos, ‘hecho’ significa que se ha completado una solicitud y no han aparecido quejas durante 15 días.

Paso 5: Decidir una plantilla de tarjeta para cada tipo de trabajo

Luego, para cada tipo de trabajo, decide qué información es esencial y debe esperarse en una tarjeta. Los tableros Kanban son muy visuales y, además de usar colores de tarjetas, es bueno para tener diferentes plantillas de tarjetas para varios tipos de trabajo, que resaltan y facilitan el intercambio y el informe de información relevante.

Ejemplo

Puedes decidir que para las “Solicitudes del cliente” la información importante sea una copia de la solicitud original, la fecha de vencimiento prevista y el presupuesto. Al mismo tiempo, para los “Informes de problemas”, puede ser una descripción detallada del problema con una lista de pasos para reproducirlo e información sobre cuántas personas lo informaron.

Paso 6: Colocar elementos de trabajo en tarjetas Kanban

Ahora debes conocer los colores y formatos de las tarjetas, así que comienza a visualizar tu trabajo. Obtén un montón de tarjetas de colores, formatéalas como quieras y llénalas con tareas, cada una en una tarjeta separada.

Ahora, fija las tarjetas en las columnas correspondientes del tablero, de acuerdo con la etapa de trabajo en la que se encuentran actualmente. Dentro de las columnas individuales, ordena las tarjetas según su prioridad: la tarjeta más urgente debe ir en la parte superior, seguida de la segunda más urgente, y así sucesivamente. Tal orden resuelve el problema con la priorización clásica: “si todo es urgente, entonces nada lo es”.

Ejemplo

Paso 7: Realizar un seguimiento del flujo de trabajo y revisar el proceso periódicamente

El seguimiento del estado de los elementos de trabajo a medida que avanzan en el proceso permitirá a todos ver cuellos de botella, bloqueos y detectar lugares donde el equipo está demasiado comprometido. Por eso es crucial mantener el tablero donde todos puedan verlo. El acceso abierto al tablero Kanban fomentará una buena comunicación en el equipo y hará que todos sean conscientes de las responsabilidades y la disponibilidad de los demás.

Asegúrate también de estar atento a cualquier cambio en el proceso que se produzca de forma gradual. Para que el tablero siga siendo una herramienta de ayuda válida, debe ser precisa, de modo que cuando se modifique el proceso, muéstralo en el tablero. Mantén la visualización fiel al proceso en todo momento, para ofrecer la mejor ayuda disponible al equipo y facilitar su trabajo en lugar de que el tablero se convierta en otra tarea sin sentido por el bien de la gerencia.

Además de la transparencia de procesos y estados, una comunicación más sencilla, la identificación oportuna de cuellos de botella y una visión de las áreas potenciales de mejora del flujo, la visualización de cómo trabajan los equipos y las personas también crea un registro tangible y replicable de enfoques de determinados tipos de proyectos. Esto puede reducir significativamente el tiempo necesario para planificar nuevos proyectos y hacerlos más fáciles gracias a las plantillas anteriores disponibles.

Al comprender lo poderosa que puede ser una herramienta de visualización de tu flujo de trabajo, puedes verte tentado a detener tu implementación de Kanban aquí (algunos equipos lo hacen), pero al hacerlo, es posible que te pierdas varias ventajas adicionales que ofrece el método.

Este artículo se basó en el Blog de kanban tool en su artículo “Visualizing the Workflow”.

Por favor déjanos tus opiniones y preguntas acerca de esta publicación en los comentarios al final de la página.

Acerca del autor 

Víctor Reyna Vargas

Ingeniero de Sistemas por la Universidad Nacional de Ingeniería de Lima (Perú).
Apasionado por la Innovación y la Transformación Ágil, el Gobierno de la Información y la Tecnología y el Gobierno Digital.
Es asesor, consultor, mentor y capacitador en los temas de su especialidad.
Actualmente se desempeña como especialista en Innovación y Transformación Ágil del Negocio.
Es titular gerente de DOBLERRE & ASOCIADOS.

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